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Guida all'uso

Dalla prima volta alla fattura consegnata, in pochi passi. Si legge in cinque minuti.

Le 6 cose da sapere prima della prima fattura

  1. La fattura è elettronica. Dal 1° gennaio 2024 anche i forfettari devono emettere le fatture in formato elettronico. Un PDF o un foglio di carta non bastano: il documento che vale è un file speciale, che prepariamo noi. Solo per i clienti esteri la fattura elettronica è facoltativa: con Fatture Facili la fai comunque elettronica, ed è la strada più semplice.
  2. Passa dall'Agenzia delle Entrate. Non va al cliente per email: la consegna l'Agenzia delle Entrate, con un sistema che si chiama SdI (Sistema di Interscambio). È come un postino ufficiale. Tu premi Invia (dopo aver attivato l'invio la prima volta), il resto lo facciamo noi.
  3. Sopra 77,47 € serve la marca da bollo da 2 €. La aggiungiamo noi quando serve. Puoi farla pagare al cliente o tenerla a tuo carico.
  4. In ogni fattura va una frase obbligatoria per chi è forfettario (che dice che non applichi l'IVA). C'è sempre: non devi scriverla tu.
  5. Per le aziende serve il loro codice per ricevere le fatture (il codice destinatario, 7 caratteri, oppure la PEC, un indirizzo email con valore legale). Te lo dà il cliente. Se non lo hai, nella scheda cliente trovi il messaggio già pronto da mandargli.
  6. Le fatture vanno tenute 10 anni. L'Agenzia delle Entrate lo fa gratis, ma va attivato una volta sola. La pagina Conservazione ti guida: ci vogliono circa 5 minuti.

Le frasi su obblighi e scadenze fiscali sono indicative: per i casi particolari chiedi al tuo commercialista.

1. Prima di cominciare

Ti serve la partita IVA in regime forfettario. Entri con la tua email: ti mandiamo un link, non c'è nessuna password. Se è la prima volta, l'account si crea da solo.

Alla prima apertura compili la pagina I tuoi dati, una volta sola: nome o ragione sociale, partita IVA, codice fiscale e indirizzo. Poi ti facciamo due domande semplici: se sei iscritto alla Gestione separata INPS e vuoi far pagare al cliente il 4% di contributi, e chi paga la marca da bollo. Se non lo sai, scegli «Non lo so»: potrai cambiarlo quando vuoi. Il resto (telefono, albo, IBAN, logo, pagamento predefinito) è facoltativo e lo trovi sotto «Personalizza le tue fatture». Questi dati finiscono in ogni fattura futura. Finché non hai fatto la prima fattura e messo al sicuro le fatture, la pagina Fatture ti mostra i cinque passi da fare e quale tocca adesso.

Le modifiche ai tuoi dati valgono per le fatture future: quelle già inviate restano come sono state emesse.

Attivare l'invio (una volta sola)

Prima di inviare la prima fattura devi attivare l'invio. Serve a una cosa sola: far sì che solo chi ha diritto di usare una partita IVA possa fare fatture a suo nome. Ci vogliono due minuti e si fa una volta sola.

  1. Tocca Attiva l'invio (lo trovi tra i passi della pagina Fatture, in «I tuoi dati» e al passo 3 di una nuova fattura).
  2. Scrivi chi firma: nome, cognome e codice fiscale della persona. Se sei il titolare, sei tu. Scegli il ruolo: «Titolare» se la partita IVA è tua, «Legale rappresentante» se firmi per una società, «Procuratore» se sei il commercialista o un'altra persona delegata. Se scegli «Titolare» il codice fiscale deve essere uguale a quello dei tuoi dati.
  3. Scrivi il tuo cellulare italiano e spunta le due caselle: dichiari di essere il titolare della partita IVA (o di essere autorizzato ad agire per suo conto) e accetti l'incarico a Fatture Facili. Il testo dell'incarico lo leggi nella pagina, sotto «Leggi l'incarico».
  4. Tocca Mandami il codice: ti arriva un SMS con 6 cifre, che valgono 10 minuti. Scrivile in «Codice ricevuto» e tocca Firma e attiva. Il codice è la tua firma.

Subito dopo ti scriviamo un'email di avviso all'indirizzo con cui entri: se non sei stato tu, apri il link e premi «Blocca l'invio». Puoi bloccare l'invio quando vuoi anche da I tuoi dati; per rimandare fatture dovrai attivarlo di nuovo.

Dopo l'attivazione nome, ragione sociale, partita IVA e codice fiscale non si cambiano più dalla pagina «I tuoi dati». Se devi cambiarli, scrivici. Se la partita IVA risulta già registrata su un altro account, scrivici allegando il certificato di attribuzione della partita IVA (o la visura camerale) e un documento d'identità: la liberiamo noi. Senza attivazione le fatture non partono, e le fatture dei fornitori non arrivano nel tuo account.

2. Aggiungere un cliente

Da Clienti scegli il tipo e il modulo ti chiede solo ciò che serve:

Se il cliente non ti ha ancora dato il codice, sotto il campo trovi Copia il messaggio da mandare al cliente: un testo pronto da incollare in WhatsApp o email. Puoi anche salvare il cliente senza codice né PEC: la fattura la riceve nella sua area riservata dell'Agenzia delle Entrate. Meglio però chiederglielo: un codice sbagliato è la causa più comune di fatture rifiutate.

3. Fare una fattura

Da Fatture tocca + Nuova fattura. La procedura ha tre passi, con «Indietro» che non perde quello che hai scritto:

  1. A chi? Scegli il cliente (se non c'è ancora, + Nuovo cliente).
  2. Cosa hai fatto? Scrivi la descrizione e il prezzo (150 o 150,50 vanno bene), con quantità e unità di misura se servono. Per più di una prestazione c'è + Aggiungi riga. La data è già impostata a oggi: se la cambi, non può essere nel futuro, perché l'Agenzia delle Entrate rifiuterebbe la fattura. Il totale in fondo si aggiorna mentre scrivi.
  3. Controlla e invia. Vedi l'anteprima, cioè la fattura come la vedrà il cliente nel PDF. Invia la fattura ti chiede conferma e poi la manda all'Agenzia delle Entrate, che la consegna al cliente (la prima volta devi prima attivare l'invio: al posto del pulsante trovi «Attiva l'invio» e poi torni alla tua bozza). Salva come bozza non la invia: una bozza non ha numero e si può modificare e cancellare.

In ogni pagina il pulsante ? accanto al titolo spiega la schermata, e quello accanto ai campi meno ovvi ne spiega il significato.

Logo e dettagli della fattura

Sono tutti facoltativi. Nella pagina I tuoi dati, sotto «Personalizza le tue fatture», puoi aggiungere:

Nel passo 2 di una fattura, la sezione Altri dettagli raccoglie il riferimento all'ordine o al contratto del cliente, il modo di pagamento (bonifico, contanti, assegno, carta) e la scadenza, con le scorciatoie «a vista», «30 giorni» e «60 giorni» che contano dalla data della fattura, e le note. Su ogni riga puoi indicare anche il periodo della prestazione. La scadenza è una data precisa: se cambi la data della fattura dopo averla scelta, non si sposta da sola.

La marca da bollo da 2 €

Sulle fatture senza IVA di importo superiore a 77,47 € è dovuta la marca da bollo di 2 €. Sotto quella soglia non c'è nulla da fare. Sopra, nel passo 2 scegli se farla pagare al cliente (compare come riga «Rimborso imposta di bollo» e il totale sale di 2 €) oppure se resta a tuo carico. Il totale che vedi è sempre quello che finisce in fattura.

Fatture Facili calcola le marche da bollo ma non le versa: ti aiuta con un riepilogo per periodo, il versamento resta tuo.

Il numero

Il numero (1/2026, 2/2026…) lo assegniamo noi quando invii: i numeri vanno in ordine, senza salti, come vuole la legge. Per questo non si può inviare una fattura con una data precedente all'ultima già numerata.

4. Cosa succede dopo l'invio

Una fattura inviata non si può più modificare né cancellare: è un documento fiscale. Se serve, si annulla (vedi più sotto). Puoi seguirne lo stato nell'elenco e nella sua pagina.

Non ancora partita
Ha il suo numero ma non è partita: il servizio che la invia l'ha rifiutata o non era raggiungibile. Tocca Riprova l'invio: il numero non cambia.
Stiamo verificando
Abbiamo provato a mandarla ma la risposta non ci è arrivata, quindi non sappiamo se è partita. Rimandarla subito potrebbe farla arrivare due volte, per questo aspettiamo la conferma: di solito arriva da sola in pochi minuti e la vedi nella pagina della fattura. Se dopo 30 minuti non è arrivato nulla compare Rimanda la fattura: ti spieghiamo cosa succede prima di confermare (al massimo l'Agenzia delle Entrate scarta il doppione e resta valida la prima).
In consegna
L'Agenzia delle Entrate l'ha presa in carico; l'esito arriva di solito dopo pochi minuti. Tocca Aggiorna lo stato o riapri la pagina.
Consegnata
Il cliente l'ha ricevuta. Puoi chiedergli il pagamento.
Emessa, non recapitata
L'Agenzia delle Entrate non è riuscita a recapitarla (ad esempio la PEC del cliente era piena). La fattura è valida lo stesso e il cliente la trova nella sua area riservata dell'Agenzia: avvisalo e mandagli il PDF.
Da correggere
L'Agenzia delle Entrate l'ha rifiutata: c'è un dato da correggere. Non è emessa. Vedi il punto successivo.

5. Se la fattura viene rifiutata

Succede, ed è normale. La pagina della fattura ti mostra cosa è andato storto e come sistemarlo (con il codice dell'errore, se devi scriverci). Poi:

  1. Nell'avviso rosso trovi i pulsanti per correggere, nell'ordine giusto: Correggi il cliente (di solito il codice per ricevere le fatture o la partita IVA), Correggi i tuoi dati oppure Correggi la fattura. Dopo aver salvato torni alla fattura.
  2. Poi tocca Rimanda la fattura e conferma: ti chiediamo se hai corretto il dato sbagliato, perché se nulla è cambiato verrà rifiutata di nuovo. Parte con lo stesso numero e la stessa data.

Il numero non va perso: una fattura rifiutata non è emessa e si rimanda con lo stesso numero. La data resta la stessa (non si può cambiare) e va rimandata entro 5 giorni dal rifiuto: nell'avviso vedi entro quale giorno. È quello che indica l'Agenzia delle Entrate (circolare 13/E del 2018). Se passano più giorni, chiedi al commercialista. Finché è rifiutata, la fattura non ha PDF né file ufficiale da scaricare: non è emessa.

6. Ho sbagliato: annullare o ridurre una fattura

Una fattura già consegnata non si modifica. Per correggerla la si annulla, in tutto o in parte, con un documento che si chiama nota di credito:

  1. Apri la fattura e tocca Annulla o riduci questa fattura. È disponibile quando la fattura risulta consegnata o emessa e non recapitata.
  2. Dopo la conferma si apre un documento già compilato con le righe della fattura, nella stessa procedura a passi: puoi ridurre l'importo (non può superare l'originale) e, al passo 3, toccare Invia la nota di credito.
  3. Se serve, fai poi una nuova fattura corretta.

La nota di credito ha il suo numero e conta nel limite annuale di fatture.

7. Il PDF da mandare al cliente

Dalla pagina di una fattura inviata puoi scaricare il PDF o mandarlo per email al cliente (se nella sua scheda c'è l'indirizzo). Serve a lui per leggerla comodamente (si chiama anche «copia di cortesia»): non ha valore fiscale. Il documento valido è la fattura elettronica, che il cliente riceve dall'Agenzia delle Entrate e trova anche nella sua area riservata. Puoi anche scaricare il file ufficiale (si chiama XML): è quello che vale per il fisco e serve al commercialista.

8. Fatture dei fornitori, file per il commercialista e conservazione

9. Abbonamento e limiti

39 € all'anno, prezzo fisso per 5 anni, fino a 300 fatture (comprese le note di credito) per anno solare. Ti avvisiamo quando ti avvicini. Se il limite è raggiunto o l'abbonamento è scaduto, si bloccano solo i nuovi invii: puoi sempre consultare ed esportare tutto. Dalla pagina Abbonamento gestisci pagamento e disdetta.

Per chiudere l'account e cancellare tutti i dati: I tuoi dati, in fondo alla pagina. È definitivo: scarica prima i file per il commercialista.

10. Cosa non fa

Fatture Facili serve a una cosa sola: fare la fattura elettronica del forfettario. Non gestisce l'IVA, la ritenuta d'acconto, gli acconti, le autofatture, le fatture per enti pubblici e non è un programma di contabilità. Non è un servizio di consulenza fiscale: per dubbi su marca da bollo, contributi o regime chiedi al tuo commercialista.

Qualcosa non torna? Scrivici: [DA COMPLETARE: email di assistenza].